EMISSÃO DA NFE
- A emissão da NFe pela NotaSoft é gratuita?
R. Sim. Após feito o cadastro, o lançamento dos dados da NF-e, e os processos de Assinatura Digital, transmissão para SEFAZ, retorno e envio de email ao Destinatário são totalmente gratuitos.
- Qual a diferença entre emitir a NFe pelo NotaSoft e pela SEFAZ?
R. Assim como o software disponibilizado pela SEFAZ, a NotaSoft também permite a transmissão da NF-e gratuitamente. Porém, o sofware da NotaSoft possui uma interface mais amigável, permite importar outros formatos de arquivo (exemplo: arquivo gerado pelo Dynamics AX), e envia o email ao Destinatário contendo o XML da NF-e automaticamente.
- O NotaSoft envia o email com o XML automaticamente para o destinatário?
R. Sim. Se o email do Destinatário for informado na NF-e, a NotaSoft encaminha o arquivo XML por email automaticamente.
- Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui?
R. Atualmente a legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas. Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal. Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.
- Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples remessa) a NF-e pode ser utilizada?
A NF-e substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que estes documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.
- O que muda para meu cliente se minha empresa passar a utilizar NF-e em suas operações?
A principal mudança para os destinatários da NF-e, seja ele emissor ou não deste documento, é a obrigação de verificar a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital, bem como a concessão da Autorização de Uso da NF-e mediante consulta eletrônica no site da Secretaria da Fazenda. Importante observar que pelo § 6º do Artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.
Para verificar a validade da assinatura e autenticidade do arquivo digital o destinatário tem à disposição o aplicativo “visualizador”, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil - disponível na opção Download.
O emitente e o destinatário da NF-e deverão conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, para apresentação ao fisco quando solicitado, e utilizar o código “55” na escrituração da NF-e para identificar o modelo.
Caso o cliente não seja credenciado a emitir NF-e, alternativamente à conservação do arquivo digital já mencionada, ele poderá conservar o DANFE relativo à NF-e e efetuar a escrituração da NF-e com base nas informações contidas no DANFE, desde que feitas as verificações citadas acima.
Atenção: Relativamente às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal, ressalvada a hipótese prevista na emissão de DANFE em formulário de segurança devido à problemas técnicos na emissão da NF-e.
Para outras informações, consulte os artigos 30 a 32 da Portaria CAT 162/2008.
- Qual a diferença entre os ambientes de teste e de produção da SEFAZ?
As NF-e enviadas para o ambiente de produção têm validade jurídica junto à SEFAZ-SP e substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A.
Os documentos enviados para o ambiente de testes / homologação NÃO têm validade jurídica e NÃO substituem as notas fiscais em papel modelo 1 ou 1A.
- Após o início da emissão de NF-e com validade jurídica a empresa poderá continuar os testes de seus sistemas?
Sim, ao credenciar-se como emissora de NF-e, a empresa continua habilitada a testar suas soluções tecnológicas de envio de NF-e no ambiente de testes da SEFAZ/SP.
- Quanto tempo demora a autorização de NF-e pela Secretaria da Fazenda?
A infra-estrutura de recepção das NF-e é dimensionada para que um lote de Notas Eletrônicas seja autorizado em poucos segundos.
As Secretarias de Fazenda Estaduais se comprometem a processar os lotes de notas fiscais recebidas em até 3 minutos em no mínimo 95% do total do volume recebido no período de 24 horas. Este indicador de performance será constantemente avaliado e aperfeiçoado pelo Comitê Gestor e os contribuintes emissores de NF-e.
- Como deve ser a numeração / séries da NF-e em relação à Nota Fiscal em papel?
A numeração utilizada pela NF-e será distinta e independente da numeração utilizada pela Nota Fiscal em papel. Ressalte-se que a NF-e é uma nova espécie de documento fiscal: o modelo da NF-e é “55” e os modelos das Notas Fiscais em papel correspondentes são “1 ou 1A”.
Independentemente do tipo de operação, a numeração da NF-e será seqüencial de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série, devendo ser reiniciada quando atingido este limite.
O contribuinte poderá adotar séries distintas para a emissão da NF-e, observado, no Estado de São Paulo, o disposto no artigo 196 do Regulamento do ICMS, aprovado pelo Decreto nº 45.490, de 30 de novembro de 2000, mediante lavratura de termo no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrência – RUDFTO (modelo 6).
- Qual o limite de produtos (itens) em uma única NF-e?
Uma NF-e aceita até 990 itens de produto. Há também um limite de tamanho do arquivo que deve ser transmitido à SEFAZ para se obter a autorização de uso: os arquivos XML não poderão exceder a 500 Kbytes.
Com relação ao DANFE, este poderá ser emitido em mais de uma folha, ou seja, um DANFE poderá ter tantas folhas quantas forem necessárias para discriminação das mercadorias. O contribuinte poderá utilizar também até 50% da área disponível no verso do DANFE.
Importante:
• Cada NF-e possui apenas um DANFE correspondente, que pode ter uma ou mais folhas;
• A Chave de Acesso deve constar em todas as folhas do DANFE.
- Em que estabelecimento deve ser emitida a NF-e?
A legislação do ICMS considera cada estabelecimento do contribuinte um estabelecimento autônomo para efeito de cumprimento de obrigação acessória.
Assim, cada estabelecimento do contribuinte deverá estar inscrito no cadastro de contribuintes do ICMS e emitir os documentos fiscais previstos na legislação.
A emissão da NF-e depende de prévio credenciamento do contribuinte junto à SEFAZ de circunscrição do estabelecimento interessado.
O processo de geração e transmissão da NF-e é um processo eletrônico e pode ser realizado em qualquer local, desde que a NF-e seja emitida por um emissor credenciado e assinada digitalmente com o certificado digital do estabelecimento emissor credenciado ou do estabelecimento matriz do emissor credenciado.
- A NF-e pode ser emitida antes do carregamento da mercadoria? E o DANFE?
No caso de uma operação documentada por NF-e, a mercadoria somente poderá circular quando houver autorização de uso da NF-e e o DANFE correspondente a estiver acompanhando.
- É possível alterar uma nota fiscal eletrônica emitida?
Após ter o seu uso autorizado pela SEFAZ, uma NF-e não poderá sofrer qualquer alteração, pois qualquer modificação no seu conteúdo invalida a sua assinatura digital.
O emitente poderá:
• dentro de certas condições, cancelar a NF-e, por meio da geração de um arquivo XML específico para isso. Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ. A notaSoft disponibiliza também o recurso de cancelamento.
• dentro de certas condições, emitir uma Nota Fiscal Eletrônica complementar.
• sanar erros em campos específicos da NF-e, por meio de Carta de Correção Eletrônica - CC-e transmitida à Secretaria da Fazenda. Não poderão ser sanados erros relacionados às variáveis consideradas no cálculo do valor do imposto, tais como: valor da operação ou da prestação, base de cálculo e alíquota; a dados cadastrais que impliquem alteração na identidade ou no endereço de localização do remetente ou do destinatário; à data de emissão da NF-e ou à data de saída da mercadoria. A Carta de Correção Eletrônica - CC-e deverá observar o leiaute estabelecido em Ato COTEPE.
- Quais são as condições e prazos para o cancelamento de uma NF-e?
Somente poderá ser cancelada uma NF-e cujo uso tenha sido previamente autorizado pelo Fisco (protocolo “Autorização de Uso”) e desde que não tenha ainda ocorrido o fato gerador, ou seja, em regra, ainda não tenha ocorrido a saída da mercadoria do estabelecimento. Atualmente o prazo máximo para cancelamento de uma NF-e no Estado de São Paulo é de 168 horas (7 dias) a partir da autorização de uso.
A notaSoft disponibiliza o recurso para proceder o cancelamento de uma NF-e.
- Como serão solucionados os casos de erros cometidos na emissão de NF-e (há previsão de NF-e complementar)? E erros mais simples como nome do cliente, erro no endereço, erro no CFOP - como alterar o dado que ficou registrado na base da SEFAZ?
Uma NF-e autorizada pela SEFAZ não pode ser mais modificada, mesmo que seja para correção de erros de preenchimento. Ressalte-se que a NF-e tem existência própria e a autorização de uso da NF-e está vinculada ao documento eletrônico original, de modo que qualquer alteração de conteúdo irá invalidar a assinatura digital do referido documento e a respectiva autorização de uso.
Importante destacar, entretanto, que se os erros forem detectados pelo emitente antes da circulação da mercadoria, a NF-e deverá ser cancelada e ser então emitida uma Nota Eletrônica com as correções necessárias.
Há ainda a possibilidade de emissão de NF-e complementar nas situações previstas na legislação. As hipóteses de emissão de NF complementar podem ser consultadas no
Artigo 182 do RICMS.
- O que é a inutilização de número de NF-e?
Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqüência da numeração. Exemplo: a NF-e nº 100 e a nº 110 foram emitidas, mas a faixa 101 e 109, por motivo de ordem técnica, não foi utilizada antes da emissão da nº 110.
A funcionalidade de inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).
Importante destacar que a inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte de irregularidades de quebra de seqüência de numeração, podendo o fisco não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados.
O recurso de Inutilização também está disponível na NotaSoft.
ARMAZENAMENTO
- O armazenamento é obrigatório?
R. Sim. Os arquivos em formato XML das NF-es devem ser armazenadas por um período de 5 anos, a apresentadas ao Fisco, se solicitado. Inclusive as NF-es de Entrada também devem ser armazenadas. O armazenamento na NotaSoft é opcional.
- O armazenamento na NotaSoft é gratuito?
R. Na NotaSoft, esse serviço é cobrado conforme a quantidade de notas armazenadas. As notas ficam guardadas em DataCenter e disponíveis para consulta a partir do Portal Dzyon de Armazenamento. Uma vez armazenadas, a Dzyon garante a guarda desses documentos pelo período de 6 anos (um ano a mais do que o exigido pela Receita Federal).
- Como adquirir o pacote de serviço de armazenamento da NotaSoft?
R. Basta adquirir um pacote de créditos pré-pagos, que dá direito ao armazenamento de um volume de notas pré-estabelecido, sem limite de validade. Para grandes quantidades, recomenda-se entrar em contato com a Dzyon S/A para negociar um serviço de armazenamento pós-pago, com condições e preços especiais.
- As notas armazenadas na NotaSoft podem ser consultadas pelos destinatários?
Sim. Quando o emitente da NF-e faz o armazenamento, o destinatário também consegue visualizar as NF-es a partir do Portal, desde que ele se cadastre previamente. Somente as notas emitidas para ele ficarão disponíveis para consulta.